OA办公自动化
分类: 用友U9Cloud  发布时间: 2011-11-01 15:25 
OA ,办公自动化,OA是Office Automation的简写,是指利用电脑进行全自动的办公,是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,目的是提高效率。日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴,如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理……等等,这些都是日常办公工作的处理范围。 广义讲,对于提高日常工作效率的软硬件系统,包括打印机、复印机以及办公软件都可以成为OA系统。狭义上讲,OA系统是处理组织内部的事务性工作,辅助管理,提高办公效率和管理手段的系统。
OA办公自动化
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应用范围

功能特点

信息门户

  1. 业务通过外部门户来自全国各地
  2. 企业内外网信息发布整合
  3. 统一公司内部新闻公告的发布:成本低廉的内部新闻网
  4. 保持外部网站、员工、代理商、分销商及客户手上的产品目录和服务保持一致
  5. 结合内部CRM模块的客户营销功能,提升外部网站和互联网的使用价值
  6. 每一个员工、部门、分部和客户都可以自动生成一个个性化的门户;
  7. 自定义个人门户

工作流程

  1. 电子化的业务流程:规范运作、提升效率;
  2. 提升质量和标准流程,协助助企业顺利通过ISO9001 2000质量认证
  3. 强大的工作流程为企业自动分发服务请求――自助服务变为可能
  4. 简化企业的行政事务:资源预约功能;
  5. 流程是血脉:贯穿整个系统,把数据带入和带出各个模块;
  6. 流程完全自定义:从字段、表单到路径;
  7. 流程自定义报表;
  8. 图形化工作流程设计;
  9. 工作流程模块与其它模块的协同

知识管理

  1. 解决知识管理的难点:把“隐性知识”转化为“显性知识”;
  2. 企业所有成员一起积累、利用、分享和创新知识:知识的生命周期管理;
  3. 文档从创建到归档:修改痕迹、不同版本、浏览次数、下载次数一目了然
  4. 每一位员工都有一本随时更新的业务宝典:文档能够保持最新状态;
  5. 知识地图/专家地图/岗位地图/竞争地图/行业地图; :让代理商、客户和员工快速了解知识、建立高效的自助培训体系;
  6. 建立员工互动空间:帮助、学习、研讨、提高的网络;
  7. 管理外部网站的信息发布;
  8. 强大的知识文档权限控制体系:在合适的时候把合适的时候分享给合适的人员;
  9. 知识管理模块与其它模块的协同性;(动态文档管理)

财务管理

  1. 未雨绸缪――真正完成企业的预算管理
  2. 随时提取公司的销售收入,成本分布和利润贡献
  3. 让财务数据与原始的票据相互关联
  4. 每一位员工的预算,收支随时都能获取
  5. 数字化组织结构图:全面掌控分支机构的运行情况
  6. 重在费用预算和费用审批控制;
  7. 财务模块与其它模块的协同性;

数据中心

  1. 符合集团的管理模式具有"集中管理,分散经营"的特征
  2. 通过对经营数据的实时汇总分析监控下属公司的运营情况。
  3. 定义需要录入的报表和报表项,符合企业实际情况并可随时调整;
  4. 录入上报各种经营数据,财务、生产、销售、人事等各种信息及时汇总到集团;
  5. 各种报表分析工具对数据进行多角度的统计、分析,有力掌控下属公司运营情况。
  6. 数据中心模块与其它模块的协同性;

人力资源

 

  1. 高效完成选人、用人、育人和留人的人力资源体系
  2. 在线发布招聘信息,建立企业自己人才信息库
  3. 7×24小时在线的培训中心:为企业的员工、代理商和客户提供出色培训服务
  4. 通过新员工知识地图,新员工能快速进入角色
  5. 个人、部门的计划、任务、职责清晰明确
  6. 每一位企业成员都有清晰的工作日程:方便人员协助
  7. 管理者轻点鼠标全面掌握每一位企业员工信息
  8. 及时了解每一位员工的关注点
  9. 轻松了解同事,增强内部协助性
  10. 响应员工的自助服务:查看自己的工资和奖金,查看目前的培训计划
  11. 每日、每周、每月、每季、每年随时自动生成每一位员工的工作报告
  12. 达成目标绩效管理
  13. 人力资源模块与其它模块的协同

资产管理

  1. 在线的、24小时运作的订单处理和货物跟踪;
  2. 资产和办公用品无需专门管理,但随时能知道任何资产的状态;
  3. 搭建网上电子商城;
  4. 资产费用的分摊;
  5. 规范公司资产管理模式;
  6. 资产管理模块应用于:办公用品、低耗品、固定资产、车辆管理等
  7. 资产模块与其它模块的协同性;

项目管理

  1. 不同部门能为一个售前、售中和售后项目协同运作
  2. 利用项目管理模块来完成对市场任务的清晰管理
  3. 各种项目实战手册助代理商和客户轻松上路
  4. 项目模板功能
  5. 项目组成员任务的任何变动能够通知所有成员;
  6. 项目任务交付物的设定;
  7. 项目的绩效:费用的统计;
  8. 项目模块与其它模块的协同性

OA系统选择的定位OA系统的建立也遵循一个“总体规划、分步实施”的策略,明确每个阶段建立的目标和效果,这样整个OA系统的建立才会做到游刃有余,不少客户在选择OA系统的时候比较盲目,有的考虑简单实用,但是没有考虑系统扩展性以及与其他系统的集成整合性,有的考虑起点高,结果投入大量资金和人力成本,效果还不突出,得不偿失!

理性的OA系统建立,是选型考虑全面,实施分阶段分步骤,达成目标。

企业实施OA的关键是对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。所以对OA选择一般就考虑以下几方面:

第一:提升企业办公效率同时,重在执行力的提升

  手工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展,更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。很多管理制度的确立,到底员工是否关心,执行没有,执行花费多长时间并没有得到有效反馈,也就没有办法改进和提升,所以造成管理层的政令很难有效执行。

第二:OA的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务,为管理层提供信息收集和执行控制的手段。

  OA的整个管理思想是以人为核心,以管控企业运营过程为目的,通过管人来实现整个企业规范运营。所以它区别于以物料为核心的ERP,以资金为核心的财务,以物流为核心的进销存。这些业务软件的核心特点都是以结果为导向,精细化管理为主,对过程的管控比较缺乏。而OA,面对的是组织行为,强调的是企业资源的整体运作。所以OA与这些业务软件是相得益彰的。那么OA的终极目标是什么呢?最终把OA作为一个不同部门,不同岗位员工日常业务办公的平台,员工每天办公的数据按照权限自动汇总给相关权限的管理层生成统计报表从而给公司的管理提供决策支持。如果员工办公的数据不能沉淀为管理层需要的报表,我们认为OA以人为核心的软件是无法做到进行有效对管理过程进行控制的。

第三:规范公司的管理,避免人为的因素:

  手工审批受人为因素影响较大,所以企业很多的管理制度和法规不能有效执行,中国很多企业初具规模就提出法制。所以软件是法制最好的执行手段。对于刚刚进行信息化的企业,前期需要一个过渡期进行缓冲,但是最终公司的管理是需要规范的,当然规范需要允许进行适当的调整。所以企业的流程是需要沉淀以后最终会被固化下来。所以企业的流程关键是经过梳理、沉淀进行优化最终找到管理的规律。当然对于不断规范的企业前期OA系统是需要支持一些人为因素,经过不断规范,最终找到适合企业的管理规律。所以强调OA流程既需要很强的自主判断能力,又要非常灵活以适应企业业务流程和组织架构的变更。因为企业员工每天的工作都很忙,不能指望通过员工记住很多的管理制度来进行人为判断,比较现实的是员工提交流程,系统自动根据员工填入的内容进行自动判断进行相关领导审批,以此来规范整体的管理过程。

第四:部门与部门,员工与员工之间信息的沟通和共享

  在手工时代,部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递,所以导致很多重复性的工作。同时企业很多事务是需要跨部门运作,员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而OA是很高的工具,借助这一平台,将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。

第五:知识的沉淀和痕迹的保留

  对任何企业来说,都会有员工流失,都会有新的员工进来。流失的员工对于企业来说,等同于资源的流失,特别是对于关键业务岗位的员工。企业需要有一个平台来记录员工日常的核心工作和他掌握的公司的核心资源,以方便后续员工快速交接和跟进,避免企业造成损失。同时对于新员工培养成一个适岗的员工,企业需要花费很大的代价,如果通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工,这会大大缩短新员工的培训时间,并节省公司的培训费用。

第六:加强对员工日常行为的考核:

  很多企业对员工的考核都停留在印象打分上,这样不利于留住优秀的人才。通过OA系统,可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来充分调动员工积极性,使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。

总述,一个有效实用的办公自动化系统注重的是资源的全面整合,和业务的协同性及高效性。它将企业的资源全部纳含到统一的平台中进行管理,实现信息和资源的高度共享,用户无需在不同的应用系统之间进行切换,而只需一次登录就可以获得全面的信息及应用;同时,由于通过各种方式实现了人员之间、部门之间、上下级之间的高效沟通,因而业务得以平滑顺利的进行,大大提升了效率。

 

系统将原来分散的人力资源、资产、产品、知识文档、项目、客户等全部统一到一个平台上进行管理,实现企业资源的一体化;模块相互之间无缝集成,可动态进行数据的交换,提取任何一个信息节点,就可以提取与其相关的企业信息网,打通信息孤岛,实现信息的网状化和立体化管理,实现集团信息的全面管理;同时,任何一个应用层面上的操作引起的数据变化都可以在整个系统中得到体现,并可实现关联数据的自动更新,大大提升了应用的效益;系统实现集团业务运作各环节的电子化,各部门、各人员可以通过电子流程进行协作,减少人为的冗余环节,采购、销售、招聘、服务等可协同企业的供应商、分销商、客户、合作伙伴及应聘人员进行,提高了集团的效率,加强了外部的联系,从而提升了企业管理水平。

 

同时,文档的电子化和结构化的存储,基于企业规则而定的工作流程,对每个资源的信息和状况的跟踪,可即时进行的调控及处理、强大的统计报告,信息存取和应用操作的权限设定等,这些都为集团实现集中式和规范化的管理,以及可实时进行的控制和调整提供了良好的应用平台功能。

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